Dans une officine, chaque minute compte. Entre la gestion des commandes, le suivi des patients, les transmissions d’équipe et les imprévus du comptoir, l’organisation est un défi quotidien. Pourtant, c’est précisément cette organisation qui fait la différence entre une journée fluide et un chaos épuisant.
C’est là que Bakofi prend tout son sens : centraliser les informations, clarifier les priorités et donner de la visibilité à toute l’équipe. Mais pour que l’outil tienne toutes ses promesses, encore faut-il bien l’installer et l’adopter collectivement.
Voici un guide pas-à-pas pour réussir le déploiement de Bakofi dans votre pharmacie.
1. Désigner un référent interne
Choisissez un “Pro” Bakofi dans l’équipe : un pharmacien adjoint, un préparateur motivé ou vous-même si vous êtes titulaire.
Ce rôle de référent est essentiel : il centralise les questions, relaie les bonnes pratiques et motive les collègues à tester l’outil.
2. Préparer un temps de formation rapide
Pas besoin d’un séminaire : 30 minutes suffisent.
- Présentez les fonctionnalités clés : tâches, planning, notes/transmissions.
- Montrez un exemple concret (ex. : suivi d’une commande ou organisation des gardes).
- Laissez chaque membre tester directement sur son poste ou smartphone.
3. Démarrer simple avec un premier usage
Inutile de tout digitaliser d’un coup. Garder un peu de papier au début n’est pas un problème.
Choisissez un usage prioritaire et introduisez Bakofi progressivement, par exemple :
- Les tâches quotidiennes (commandes, préparations, livraisons)
- Les transmissions (notes partagées entre les shifts)
- Le planning de l’équipe (absences, réunions, gardes)
Petit à petit, l’équipe basculera naturellement vers le digital, à mesure qu’elle constatera les gains de temps et la clarté apportée.
4. Utiliser un tableau modèle
Bakofi propose des modèles prêts à l’emploi (par ex. : “Routine officinale” ou “Commandes”). Importez-les dès le départ : vous gagnez du temps et vous montrez à l’équipe une structure claire et familière.
5. Impliquer toute l’équipe dès le départ
Chaque membre doit se sentir concerné :
- Attribuez une tâche ou un événement à chacun dès le premier jour.
- Encouragez les retours (“Qu’est-ce qui vous simplifie ? Qu’est-ce qui manque ?”).
- Valorisez les petites victoires (ex. : une erreur évitée grâce à une note bien renseignée).
6. Assurer le suivi et maintenir la motivation
L’adoption ne se joue pas seulement la première semaine :
- Faites un point rapide en équipe après 1 semaine puis après 1 mois.
- Rappelez les bénéfices concrets : temps gagné, meilleure coordination, moins d’oublis.
- Traitez les freins avec pédagogie : proposez à ceux qui préfèrent le papier de garder une version mixte au début, le temps de s’habituer.
Conclusion : un investissement vite rentabilisé
En mettant Bakofi en place méthodiquement, vous transformez le quotidien de votre officine : moins de stress, moins d’oublis, plus de temps pour les patients.
Et surtout, pas besoin de vouloir tout digitaliser dès le départ : avancez par étapes, au rythme de votre équipe, jusqu’à ce que l’outil devienne un réflexe collectif.
Un accompagnement à chaque étape
Vous n’êtes pas seuls pour installer et déployer Bakofi :
- Support par mail et assistance par chat (directement sur l’application avec la version Pro)
- Formation de l’équipe par visio, si besoin
- Documentation claire et supports vidéo disponibles sur le site vitrine
De quoi lever tous les freins et sécuriser une mise en place rapide.
💡 Conseil pratique
Commencez par une victoire rapide : utilisez Bakofi dès le premier jour pour un besoin concret et urgent (ex. suivi d’une commande critique). L’équipe constatera immédiatement le gain de temps… et aura envie d’y revenir le lendemain.