Stupéfiants, périmés, frigo : des contrôles sans une seule personne

Un contrôle régulier tient quand trois choses sont écrites : qui le fait, quand, où on le note. Pour le registre des stupéfiants, le texte fixe déjà une partie des règles. Pour le frigo, l’Ordre recommande un relevé au moins quotidien. Pour les périmés, c’est l’équipe qui choisit son rythme. Dans les deux cas, un suppléant nommé évite que tout repose sur une personne.

Mardi, 9 h 15. La personne qui relève d’habitude le frigo est en congé. Le thermomètre affiche une valeur, mais la dernière ligne du cahier date de jeudi. Quelqu’un pense que vendredi a été fait. Quelqu’un d’autre pense que non. On regarde le cahier, puis le frigo, puis on se regarde. Personne n’a oublié par négligence : le contrôle n’avait simplement qu’un seul nom.

Qui tient le registre des stupéfiants ?

Les personnes habilitées de l’officine l’inscrivent à chaque opération. L’article R. 5132-36 du Code de la santé publique impose d’inscrire toute entrée et toute sortie, sur un registre ou un système informatique spécifique.

Un système informatique ne doit permettre aucune modification après validation.

Le registre, ses éditions mensuelles au plus et les documents de destruction se conservent dix ans après la dernière mention.

Le texte ne dit pas qui, dans votre équipe, s’en occupe un jour donné. Pour le rythme des balances et inventaires, relisez le texte en vigueur ou demandez à l’inspection régionale de la pharmacie.

Comment suivre la température du frigo sans dépendre d’une seule personne ?

En écrivant qui relève la température, quand et où. Selon l’Ordre, les produits de la chaîne du froid se conservent entre +2 °C et +8 °C.

Ses recommandations de 2009 demandent de relever, d’enregistrer et de transcrire la température au minimum chaque jour. Le relevé s’archive.

Une sortie hors limites se documente, produits et lots compris.

Quatre lignes font survivre le suivi à une absence :

• le rythme du relevé, choisi par l’équipe ;
• le nom de la personne et celui de son suppléant ;
• l’endroit où l’on note, le même pour tous ;
• la conduite hors plage : prévenir le pharmacien, isoler, écrire.

Ce texte de l’Ordre date de 2006 : vérifiez qu’aucune version plus récente ne le remplace.

Qui vérifie les dates de péremption ?

À une personne nommée par zone ou par semaine, avec un suppléant et un endroit où l’on écrit ce qui est fait. Le rythme se décide en équipe.

Attention à Cyclamed : selon l’Ordre, la filière collecte uniquement les médicaments non utilisés rapportés par les patients, pas le stock de l’officine. Pour lui, voyez votre grossiste ou l’Ordre.

Pour que le contrôle ne dépende de personne, répartissez les zones : une étagère ou un tiroir par personne. Gardez une trace datée des retraits.

À quoi ressemble la fiche des contrôles ?

À une page que l’équipe relit ensemble et colle au préparatoire. Les cases « quand » restent à remplir par l’équipe, sauf pour le registre : « à chaque opération ».

Pour chaque contrôle, remplissez quatre cases : quand, qui, suppléant, où on le note.

1. Registre des stupéfiants : à chaque entrée et chaque sortie, avec la date. Qui : les personnes habilitées de l’équipe. Suppléant : à nommer. Où : le registre ou le système informatique spécifique.
2. Balance et inventaire des stupéfiants : rythme à relire dans le texte en vigueur. Qui : à nommer. Suppléant : à nommer. Où : le registre.
3. Température du frigo (+2 °C à +8 °C) : au moins une fois par jour. Qui : à nommer. Suppléant : à nommer. Où : la feuille de relevé, au même endroit.
4. Valeur hors plage : prévenir le pharmacien, isoler les produits concernés, écrire les produits et les lots. Où : la même feuille.
5. Dates de péremption : rythme choisi par l’équipe, une zone par personne. Où : la feuille des retraits.
6. Documents de destruction des stupéfiants : à ranger avec le registre, dix ans à compter de la dernière mention.
7. Qui remplace qui pendant les congés : une ligne par contrôle, relue chaque trimestre.

Les cases « à nommer » sont le vrai travail : une fois remplies, un remplaçant sait à qui s’adresser.

Comment tenir ces contrôles quand l’équipe change ?

En relisant la fiche à chaque changement d’équipe, affichée au même endroit. Un contrôle qui n’a qu’un nom disparaît avec la personne : congé, arrêt, remplacement.

Trois habitudes aident :

• Chaque contrôle a un responsable et un suppléant, pas toujours les mêmes.
• La trace est écrite au moment du geste, pas en fin de journée.
• Un contrôle sauté se dit à la relève, sans reproche, pour que le suivant le rattrape.

Avec Bakofi

Les contrôles se programment en tâches récurrentes du tableau partagé, avec un nom et un retour à la date prévue. La fiche de l’équipe se range comme une note. Un contrôle sauté se signale dans les transmissions écrites, avec un accusé de lecture.

Bakofi ne tient pas le registre des stupéfiants, ne relève pas la température et ne gère pas le stock. Il aide l’équipe à savoir qui fait quoi, même quand la personne habituelle est absente.

Questions fréquentes

Combien de temps garder le registre des stupéfiants ?

Dix ans à compter de la dernière mention, comme les documents qui attestent une destruction (article R. 5132-36 du Code de la santé publique, repris par l’Ordre).

Entre quelles températures conserver les produits du frigo ?

Les recommandations de l’Ordre parlent de +2 °C à +8 °C pour les produits soumis à la chaîne du froid. Celles de 2009 demandent un relevé au minimum chaque jour, enregistré et archivé.

Cyclamed reprend-il les périmés de l’officine ?

Non. Selon l’Ordre, Cyclamed collecte uniquement les médicaments non utilisés, périmés ou non, rapportés par les patients.

Sources

• Conseil national de l’Ordre des pharmaciens, chambre de discipline, décision n° AD 5130 du 17 janvier 2020, qui cite l’article R. 5132-36 du Code de la santé publique.
• Ordre national des pharmaciens, « Durée de conservation des documents liés à l’activité pharmaceutique de l’officine ».
• Ordre national des pharmaciens, « Recommandations de bonnes pratiques de gestion des produits de santé soumis à la chaîne du froid entre 2 et 8 °C » (juillet 2006).
• Ordre national des pharmaciens, « Gestion des produits de santé soumis à la chaîne du froid à l’officine » (décembre 2009) : relevé de la température au minimum chaque jour.
• Ordre national des pharmaciens, « Cyclamed : récupération des médicaments non utilisés uniquement » (20 juillet 2017).