Transmission du samedi : ce que le lundi matin doit retrouver

Le samedi se perd entre deux équipes : celle qui l’a tenu ne revient pas avant plusieurs jours, celle du lundi n’y était pas. La transmission du samedi tient sur une page, toujours dans le même ordre : ce qui est arrivé, resté en plan, promis, cassé ou changé. Elle se lit avant l’ouverture en cinq minutes.

Situation type. Lundi, 8 h 40. Un patient demande si le colis arrivé samedi a bien été rangé. Le titulaire ouvre le cahier : « Colis OK ». Il ne sait pas lequel, ni où. La remplaçante du samedi est partie en congé jusqu’à jeudi. Le préparateur de renfort travaille ailleurs le lundi. Sur la porte du frigo, un post-it : « Rappeler le labo ».

Personne n’a mal travaillé. Le samedi a été bien tenu, il n’a simplement pas été transmis.

Pourquoi le samedi se perd-il avant le lundi ?

Parce que l’écart est plus long qu’une relève. Entre le samedi soir et le lundi matin, il y a un dimanche. Il y a parfois un temps partiel ou un congé, souvent une autre équipe. L’été accentue le décalage : remplaçants, renforts, plannings du samedi qui tournent.

Le samedi est aussi la journée où l’on écrit le moins. Le comptoir est plein, les appels s’enchaînent, la transmission se fait « en partant ». Ce qui n’a pas été noté à 19 h 05 ne se retrouve pas à 8 h 40 le lundi.

Une relève de 14 h se rattrape à voix haute. Une transmission du samedi ne le peut pas : la personne n’est plus joignable à l’heure où l’on en a besoin.

Que doit contenir la transmission du samedi ?

Cinq blocs, dans le même ordre chaque semaine, pour que l’œil sache où chercher. Un bloc vide s’écrit « rien », pour qu’on sache qu’il n’a pas été oublié.

1. Reçu : ce qui est arrivé samedi (colis, livraison du grossiste, courrier), avec l’endroit où c’est rangé. Pointé ou non.
2. Resté en plan : ce qui est commencé et pas fini, jusqu’où il est allé. Où se trouve la suite.
3. Promis : ce qui a été dit à un patient ou à un collègue pour lundi, avec la personne qui l’a promis. Aucun nom de patient ni de traitement : cela reste dans le logiciel de l’officine.
4. Cassé ou changé : un poste en panne, une clé déplacée, un rangement modifié, une consigne du jour.
5. À savoir lundi : ce qui change l’ouverture (une absence, un appel attendu, un visiteur).
6. Écrit par un prénom, à une heure. Lu par chaque personne de lundi, qui confirme.

Exemple pour « Reçu » : « Colis du grossiste de 11 h 20, deux bacs, rangés sur l’étagère du préparatoire, pas encore pointés. » Exemple pour « Resté en plan » : « Rayon dentaire, étagères 1 à 3 comptées. Suite sur la planche du préparatoire. »

Qui l’écrit, à quelle heure ?

La personne qui ferme, mais pas seule. Chacun ajoute sa ligne quand la chose arrive : le colis à 11 h 20, le poste en panne à 15 h. La dernière demi-heure sert à relire et à compléter, pas à tout reconstituer.

Un remplaçant ou un renfort ne connaît pas les lieux. Pour lui, la règle tient en une phrase : chaque ligne dit où se trouve la chose. « Dans le frigo » ne suffit pas. « Frigo du préparatoire, étagère du haut, à gauche » se retrouve.

Cette règle vaut aussi pour la consigne écrite qui se perd : un endroit, un nom, une heure.

Comment le lundi la lit-il ?

Avant l’ouverture, dans l’ordre des blocs, en confirmant sa lecture. Cinq minutes suffisent. Le brief du matin pose ensuite les priorités du jour ; la transmission du samedi alimente ces priorités.

Ce qui demande une action devient une tâche avec un prénom et une heure : « Pointer le colis de samedi, Samir, avant 10 h ». Ce qui est simplement à savoir reste dans la transmission. Ce qui ne peut pas attendre jusqu’à lundi se dit au téléphone le samedi, sans attendre.

Le principe est celui de la relève de 14 h, avec un écart plus long entre l’écriture et la lecture. Le cahier de transmission décrit les formats possibles, papier ou numérique.

Avec Bakofi

Chaque ligne de la journée s’écrit dans une transmission assignée à l’équipe de lundi, avec son auteur et son heure. Chacun la marque comme lue et l’équipe voit qui est au courant. Ce qui demande une action se pose en tâche assignée avec une date limite, puis s’ajoute aux priorités du brief.

Bakofi ne remplace ni la parole ni le logiciel de gestion d’officine. N’y notez aucune donnée de santé de patient.

Questions fréquentes

Faut-il une transmission du samedi si la même équipe revient lundi ?

Oui, courte. Le dimanche efface plus qu’on ne le croit. Un temps partiel ou un congé suffit à casser la chaîne. Deux minutes d’écriture évitent un appel à la collègue du samedi.

Que faire d’un doute sur une ligne de la transmission ?

On appelle la personne qui l’a écrite, le lundi, sans attendre. Une ligne floue se corrige tout de suite : lieu précisé, prénom ajouté. La transmission suivante en profite.

Peut-on y noter le nom d’un patient ?

Non, pas avec un traitement, une maladie ou une situation personnelle. Le suivi d’un patient reste dans le logiciel de l’officine. La transmission dit ce que l’équipe doit faire, pas qui est le patient.