Cahier de transmission en pharmacie : papier, messagerie ou digital ?

Le cahier papier, le groupe de messagerie et le cahier digital peuvent tous les trois tenir une officine, à condition de savoir ce qu’on leur demande. Le papier est imbattable au comptoir. Le groupe est rapide, mais il noie les consignes. Le cahier digital garde une trace et montre qui a lu, au prix d’une habitude à prendre. Le bon choix dépend de la façon dont votre équipe se croise.

18 h 55. L’équipe du soir prend la relève. Sur le comptoir, un cahier ouvert, une écriture que personne ne reconnaît et une flèche vers une ligne à moitié barrée. Dans le groupe de messagerie, des dizaines de messages depuis ce matin, dont un seul qui compte. On cherche. Une collègue appelle celle du matin, déjà dans le bus. La livraison du frigo a bien été reçue. Rangée par qui ? Et où ?

L’information existait, mais à deux endroits : aucun n’était fait pour la retrouver.

Qu’est-ce qui se perd entre l’équipe du matin et celle du soir ?

Une consigne donnée à l’oral, un « c’est fait » jamais écrit, un détail qui tenait dans une seule tête. Souvent l’un de ces trois cas :

• Une commande ou une réception dont on ne sait plus si elle est faite.
• Une consigne pour une personne précise, absente ce jour-là.
• Un « à rappeler demain » écrit sur un post-it qui a changé de place.

Un bon cahier de transmission répond à une seule question : qu’est-ce que l’équipe suivante doit savoir pour continuer sans rappeler personne ?

Que vaut vraiment le cahier papier ?

Il vaut beaucoup. Aucune installation, aucun mot de passe, posé au comptoir : toute l’équipe s’en sert dès le premier jour, remplaçante comprise.

Ses limites arrivent quand l’équipe ne se croise plus :

• On ne sait pas qui l’a lu. Une page tournée ne prouve rien.
• Le collègue en congé ou du week-end ne voit rien.
• Retrouver une consigne vieille de trois semaines revient à feuilleter.

Pour une petite équipe présente chaque jour, le papier suffit souvent. Il faut alors le tenir : une page par jour, une ligne par consigne, un nom en face.

Et le groupe de messagerie de l’équipe ?

Rapide, déjà dans toutes les poches, il atteint les absents. Pour « je suis en retard » ou « le grossiste passe plus tôt », rien ne le bat.

Ce qui gêne arrive plus tard. Une consigne qui doit durer se retrouve entre une photo de vacances et un « merci ! ». Un « vu » ne veut pas dire « lu et compris ». Le remplaçant hors du groupe ne voit rien. Et chaque message part d’un téléphone personnel.

Bon pour l’urgent et l’éphémère, il est mauvais comme mémoire de l’officine.

Le cahier de transmission digital : qu’apporte-t-il et que demande-t-il ?

Il garde la consigne au même endroit, la destine à des personnes précises et montre qui l’a lue. Une absente la lira à son retour, sans qu’on la lui répète.

En contrepartie, il demande un écran au comptoir, quelques semaines d’habitude et un choix d’équipe sur ce qui s’y écrit. Sinon, il devient un deuxième groupe de messagerie.

Il ne remplace pas la parole : une consigne délicate se dit, puis s’écrit une fois. Pour choisir la première consigne à écrire, lisez l’article sur le caillou dans la chaussure.

Comment choisir sans tout changer d’un coup ?

En regardant comment votre équipe se croise, pas ce que les outils savent faire.

La grille ne désigne pas de gagnant : elle dit où chaque outil casse. Quelques repères :

• Une équipe qui se croise chaque jour : le papier tient, si on le tient.
• Une équipe avec temps partiels, week-ends et remplaçants : le papier perd de l’information à chaque relève.
• Une équipe qui vit déjà dans un groupe : garder le groupe pour l’urgent et sortir les consignes qui durent.

Commencez petit : la consigne la plus oubliée, écrite ailleurs pendant deux semaines. Si le réflexe prend, on étend. Pour une consigne de campagne comme le flacon ouvert, l’exemple de la grippe montre l’idée.

Que doit contenir une transmission pour servir ?

Elle dit quoi, pour qui, pour quand, où, ce qui est fait et qui confirme. La personne suivante n’a plus besoin de vous appeler.

1. Quoi : un verbe et un objet, par exemple « ranger la livraison du frigo ».
2. Pour qui : un prénom, ou toute l’équipe.
3. Pour quand : ce soir, demain avant l’ouverture, jeudi.
4. Où : l’endroit précis où se trouve la chose, ou le papier qui va avec.
5. Déjà fait : ce qui est réglé, pour que personne ne le refasse.
6. Qui confirme : la personne qui écrit « fait » quand c’est fait.

Exemple : « Livraison du frigo reçue à 11 h 20 et rangée. Bon de livraison dans la bannette. Si un colis manque, Claire appelle le labo avant jeudi. » Aucun nom de patient, aucune ambiguïté.

Avec Bakofi

Dans Bakofi, une transmission écrite s’adresse à toute l’équipe ou à quelques collègues. Elle reste dans les notes à lire tant qu’elle n’est pas lue. Chacun la marque comme lue et l’équipe voit qui est au courant. Écrire une transmission prend quelques clics, sur le poste du comptoir comme sur un téléphone.

Bakofi ne remplace ni la parole ni le logiciel de gestion d’officine. Il ne touche ni aux ordonnances ni au stock.

Questions fréquentes

Faut-il choisir entre le papier et le digital ?

Non. Un cahier papier peut rester pour les mots du comptoir pendant que les consignes destinées aux absents passent par le cahier digital. L’important est que chaque type de consigne ait un seul endroit.

Peut-on garder le groupe de messagerie ?

Oui, pour ce qui est urgent et sans suite : un retard, un passage de livreur. La consigne qui doit durer s’écrit ailleurs, là où on peut la relire et savoir qui l’a lue.

Comment une remplaçante retrouve-t-elle les consignes ?

Elle les lit au même endroit que tout le monde. Quand les consignes sont réparties entre un cahier, un groupe et des post-its, elle en rate une à coup sûr.